CN Group - ochrana osobních údajů dle GDPR

Zásady zpracování

Tato informace je určena všem osobám, které s CN Group CZ s.r.o. (dále jen „Správce“) vstupují do smluvního vztahu jakožto dodavatelé nebo odběratelé, nebo které se správcem komunikují jakožto oprávněné osoby za smluvní partnery, kteří jsou právnickým osobami. Tato informace se také vztahuje na zpracování osobních údajů potenciálních, současných nebo bývalých zaměstnanců správce.

Správce zpracovává takové osobní údaje, které mu sami subjekty údajů poskytnou v rámci uzavření příslušné smlouvy nebo v rámci jejího plnění, nebo v rámci příslušné komunikace, a to v rozsahu, který je k plnění smlouvy nebo ke splnění účelu komunikace nezbytný.

Při zpracování Vašich osobních údajů ctíme a respektujeme nejvyšší standardy ochrany osobních údajů a dodržujeme zejména následující zásady:

a) Vaše osobní údaje vždy zpracováváme pro jasně a srozumitelně stanovený účel, stanovenými prostředky, stanoveným způsobem, a pouze po dobu, která je nezbytná vzhledem k účelům jejich zpracování.

b) Zpracováváme pouze přesné osobní údaje a máme zajištěno, že jejich zpracování odpovídá stanoveným účelům a je nezbytné pro naplnění těchto účelů.

c) Vaše osobní údaje zpracováváme způsobem, který zajišťuje nejvyšší možnou bezpečnost těchto údajů, a který zabraňuje jakémukoliv neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k osobním údajům, k jejich změně, zničení či ztrátě, neoprávněným přenosům, k jejich jinému neoprávněnému zpracování, jakož i k jinému zneužití.

d) Vždy Vás srozumitelně informujeme o zpracování Vašich osobních údajů a o Vašich nárocích na přesné a úplné informace o okolnostech tohoto zpracování, jakož i o Vašich dalších souvisejících právech.

e) Dodržujeme odpovídající technická a organizační opatření, aby byla zajištěna úroveň zabezpečení odpovídající všem možným rizikům;

f) Veškeré osoby, které přicházejí do styku s Vašimi osobními údaji, mají povinnost dodržovat mlčenlivost o informacích získaných v souvislosti se zpracováváním těchto údajů.



Zásady zpracování


O společnosti

Informace o správci

Ochrana vašich osobních údajů je pro nás důležitá. Toto prohlášení o zásadách ochrany osobních údajů vysvětluje, jaké osobní údaje od Vás společnost CN Group CZ s.r.o. shromažďuje a jak tyto údaje používáme.

Veškeré zásady jsou v souladu s nařízením Evropského Parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováváním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (v textu rovněž jako „GDPR“).

Správcem Vašich osobních údajů je společnost:

CN Group CZ s.r.o.

Ve Smečkách 20/591
110 00 Praha 1
Czech Republic
IČ: 60193646


Webová stránka společnosti

Informace o zpracování osobních údajů

Účely zpracovávání a právní základ pro zpracování

Osobní data zpracováváme s následujícími účely: a) pokud jste naši obchodní partneři nebo je zastupujete:
- účel č.1: uzavírání a plnění obchodních smluv,
- účel č.2: marketingové aktivity (oslovování v rámci marketingových a reklamních aktivit, zasílání případných obchodních sdělení a obsahových newsletterů, apod.)

b) pokud jste uchazeči o zaměstnání, zaměstnanci nebo s našimi koncernovými společnostmi jinak spolupracující osoby:
- účel č.3: řízení pracovně-právních vztahů,
- účel č.4: vedení personální agendy,
- účel č.5: vedení finanční agendy,
- účel č.6: projektové řízení


Způsob zpracovávaných osobních údajů

Způsob, kterým naše společnost zpracovává Vaše osobní údaje, zahrnuje manuální i automatizované zpracování včetně algoritmického zpracování v informačních systémech. V souvislosti se zpracováním osobních údajů pro účely nabízení obchodu a služeb však nejste předmětem žádného rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování, které by pro Vás mělo jakékoliv právní účinky nebo se Vás jiným způsobem významně dotýkalo.

Zpracování osobních údajů bez Vašeho souhlasu

Rádi bychom Vás informovali, že Vaše osobní údaje můžeme dle GDPR zpracovávat i bez Vašeho souhlasu, ale pouze za účelem:
- plnění smlouvy uzavřené mezi Vámi a námi, přičemž smlouvu může představovat i faktické využívání určité služby, aniž by bylo potřeba cokoli podepsat,
- plnění právních povinností, které pro nás vyplývají z obecně závazných právních předpisů,
- při zpracování, jež je nezbytné pro účely našich oprávněných zájmů.
Možnost a zákonnost takového zpracování vyplývá přímo z platných právních předpisů a Váš souhlas k tomuto zpracování není potřeba.


Zdroje osobních údajů

Osobní údaje získáváme zejména: a) od samotných klientů, obchodních partnerů, zaměstnanců či uchazečů o zaměstnání, a to přímo, např. při uzavírání smluv, na základě výběrových řízení atd. b) z veřejně dostupných zdrojů (veřejné rejstříky, evidence či seznamy, sociální sítě, apod.), c) od třetích osob oprávněných s osobními údaji klienta nakládat, d) od potenciálních zájemců o naše služby či produkty v rámci marketingových akcí a kampaní, e) z vlastní činnosti, a to zpracováváním a vyhodnocováním ostatních osobních údajů.

Zpracování osobních údajů s Vaším souhlasem

Některé zpracování Vašich osobních údajů vyžaduje Váš souhlas. Jde zpravidla o situace, kdy dobrovolně souhlasíte s tím, abychom zpracovávali Vámi poskytnuté nebo jinak získané osobní údaje. Pokud souhlas neposkytnete, může to být důvodem, že nebudeme Vám schopni poskytnout některé produkty či služby, nebo budeme nuceni odůvodněným způsobem upravit dostupnost, rozsah či podmínky poskytovaných produktů a služeb.

Na základě Vašeho souhlasu zpracováváme osobní údaje pro následující účely:

a) pokud jste naši obchodní partneři nebo je zastupujete:

  • - příprava nabídky a smlouvy
  • - marketingové aktivity

    b) pokud jste uchazeči o zaměstnání:

  • - evidence žadatelů o práci včetně hodnocení a výsledků příjímacích pohovorů

    c) pokud jste zaměstnanci nebo s našimi koncernovými společnostmi jinak spolupracující osoby:

  • - orientace ve firemních prostorech
  • - orientace pro pracovníky
  • - propagace společnosti

  • Rozsah zpracovávaných osobních údajů

    Naše společnost zpracovává Vaše osobní údaje v rozsahu nezbytném pro naplnění výše uvedených účelů. Zpracováváme pouze osobní údaje, které nám poskytujete zejména:

  • - v souvislosti s obchodní spoluprací, obchodními případy nebo projekty mezi naší společností a Vámi nebo fyzickou či právnickou osobou, u níž jste zaměstnáni, kterou zastupujete, nebo s níž spolupracujete,
  • - v souvislosti s výkonem práce nebo jako uchazeč o práci či spolupráci v naší společnosti

    Jedná se tak nejčastěji (nikoliv výhradně) o údaje, které nám sdělíte, nebo které musíme zpracovávat ze zákona nebo z důvodu, že tím sledujeme svůj oprávněný zájem. Jsou to:

  • - jméno a příjmení, telefonní číslo, ID firemních komunikačních prostředků (např. Skype), e-mailová adresa, adresa trvalého pobytu, kontaktní a/nebo doručovací adresa, datum narození (věk), příp. rodné číslo, identifikační číslo (IČ), popř. číslo pasu, daňové identifikační číslo (DIČ) u dodavatelů a obchodních partnerů, údaje o zdravotní pojišťovně, údaje o předchozích zaměstnáních, vzdělání, certifikátech a dalších údajích v životopisech, evidence pracovní doby, hodnocení, projektový výkaz, alokace v projektech, fotografie nebo videozáznam, finanční informace (plat, evidence přesčasových hodin, odměn, apod.), údaje spojené s daňovou správou (národnost, státní příslušnost, rodinný stav, údaje o dětech, apod.).

  • Doba zpracování osobních údajů I.

    Osobní údaje zpracováváme pouze po dobu, která je nezbytná vzhledem k účelům jejich zpracování. Průběžně posuzujeme, jestli nadále trvá potřeba zpracovávat určité osobní údaje potřebné pro určitý účel. Pokud zjistíme, že již nejsou potřebné pro žádný z účelů, pro které byly zpracovávány, údaje zlikvidujeme. Interně jsme však již ve vztahu k určitým účelům zpracování osobních údajů vyhodnotili obvyklou dobu využitelnosti osobních údajů, při jejímž uplynutí zvlášť pečlivě posuzujeme potřebu zpracovávat příslušné osobní údaje pro daný účel.
    Zároveň platí, že osobní údaje pro níže definované účely zpracovávané takto:

    - 2 roky: orientace ve firemních prostorech, orientace pro pracovníky, propagace firmy, řízení pracovně-právních vztahů (fotografie)
    - 3 roky: evidence žadatelů o práci včetně hodnocení a výsledků jejich příjímacích pohovorů
    - 4 roky: řízení pracovně-právních vztahů (ostatní údaje), vedení personální agendy, vedení finanční agendy, marketingové aktivity (zaměstnanci)
    - 5 let: marketingové aktivity (klienti a dodavatelé), plnění obchodních smluv

    V ostatních připadech po dobu deseti let.

    Doba zpracování osobních údajů II.

    Ve všech případech je doba počítána:
    - od doby ukončení pracovního vztahu (zaměstnanci a kontraktoři)
    - od doby pracovního pohovoru (zájemci o práci)
    - od doby ukončení poslední zakázky (stávající dodavatelé, stávající klienti)
    - od doby posledního kontaktu (potenciální dodavatelé, potenciální klienti) Dále pak platí následující:
    - pokud jsou stanoveny zákonem nebo jiným obecně závazným právním předpisem nebo rozhodnutím správního orgánu, musí být osobní údaje za popsaným účelem archivovány minimálně po takto stanovenou dobu;
    - pokud je event. možné jejich užití nebo potřeba jejich užití v soudních či jiných sporech nebo správních či dalších řízeních, budou uchovávány minimálně po dobu 4 let od pravomocného skončení daného sporu nebo řízení, a jestliže nebudou žádný spor nebo řízení iniciovány, minimálně po dobu 2 let od uplynutí promlčecí nebo prekluzivní lhůty u věci, kde by mohly být event. uplatněny;

    Ty osobní údaje, které jsou nezbytné pro řádné poskytnutí služby, resp. pro splnění všech našich povinností, ať již tyto povinnosti vyplývají ze smlouvy mezi námi či z obecně závazných právních předpisů musíme zpracovávat bez ohledu na Vámi udělený souhlas po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy či v souladu s nimi i po případném odvolání Vašeho souhlasu.

    Právní základ pro zpracování

    Právním základem pro zpracování osobních údajů je čl. 6, odst. 1 GDPR a to takto:

    a) subjekt údajů udělil souhlas se zpracováním svých osobních údajů pro jeden či více konkrétních účelů (účel č.2);

    b) zpracování je nezbytné pro splnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů, nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost tohoto subjektu údajů (účel č.1);

    c) zpracování je nezbytné pro splnění právní povinnosti, která se na správce vztahuje (účel č.3,4,5);

    f) zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů příslušného správce či třetí strany, kromě případů, kdy před těmito zájmy mají přednost zájmy nebo základní práva a svobody subjektu údajů vyžadující ochranu osobních údajů, zejména pokud je subjektem údajů dítě (účel č.6).

    Oprávněný zájem dle čl. 6 odst. 1 písm. f) Nařízení Oprávněný zájem správce (v rámci účelu č. 6) spočívá v potřebě uchovat dokumentaci vztahující se k plnění smlouvy oběma jejími stranami pro účely případného uplatnění nebo obrany před uplatněním nároků vyplývajících ze smlouvy, po dobu běhu promlčecí lhůty dle občanskoprávních předpisů.

    Příjemci osobních údajů

    Vaše osobní údaje jsou zpřístupněny zejména našim zaměstnancům v souvislosti s plněním jejich pracovních povinností, při kterých je nutné nakládat s osobními údaji, pouze však v rozsahu, který je nezbytný a při dodržení veškerých bezpečnostních opatření. Vedle toho jsou Vaše osobní údaje předávány třetím osobám, které se podílejí na zpracování osobních údajů, případně jim tyto osobní údaje mohou být zpřístupněny z jiného důvodu v souladu se zákonem. Správce má právo pověřit zpracováním osobních údajů zpracovatele, který se správcem uzavřel zpracovatelskou smlouvu a poskytuje dostatečné záruky ochrany Vašich osobních údajů. Proto vždy před jakýmkoliv předáním Vašich osobních údajů třetí osobě vždy s touto osobou uzavřeme písemnou smlouvu, ve které upravíme zpracování osobních údajů tak, aby obsahovala stejné záruky pro zpracování osobních údajů, jaké v souladu se svými zákonnými povinnostmi sami dodržujeme.

    Předávání dat

    V souladu s příslušnými právními předpisy jsme oprávněni přímo, bez Vašeho souhlasu, předávat Vaše osobní údaje:

    a) příslušným orgánům státní správy, soudům a orgánům činným v trestním řízení za účelem plnění jejich povinností a pro účely výkonu rozhodnutí;

    b) bankám a jiným poskytovatelům platebních služeb;

    c) dalším osobám v rozsahu stanoveném právními předpisy, například třetím osobám pro účely vymáhání našich pohledávek.

    Vaše osobní údaje jsou zpracovávány na území České republiky a na území dalších států Evropské unie, kde sídlí subjekty patřící do skupiny CN Group, a které sdílejí stejné standardy ochrany osobních údajů jako Česká republika. Naše společnost, ani subjekty podílející se na zpracování osobních údajů, nepředáváme osobní údaje do zemí mimo Evropskou unii s těmito výjimkami:

    - kontaktní údaje stávajících a potenciálních klientů (údaje v online CRM systému)

    - kontaktní údaje zaměstnanců klientů (údaje v různých online systémech potřebných pro řízení projektů).

    Právo odvolat souhlas

    Právo odvolat souhlas

    Máte právo kdykoliv odvolat udělený souhlas se zpracováním Vašich osobních údajů pro nabízení obchodu či služeb. Učinit tak můžete formou uvedenou v sekci Žádosti . Odvoláním Vašeho souhlasu není dotčeno zpracování osobních údajů před jeho odvoláním.

    Další práva

    Právo na opravu

    Máte právo na to, abychom bez zbytečného odkladu opravili nepřesné osobní údaje, které se Vás týkají. S přihlédnutím k účelům zpracování máte rovněž právo na doplnění neúplných osobních údajů, a to i poskytnutím dodatečného prohlášení.

    Právo vznést námitku proti přímému marketingu

    Pokud jsou Vaše osobní údaje zpracovávány pro účely přímého marketingu, máte právo kdykoliv vznést námitku proti tomuto zpracování, včetně profilování, v rozsahu, v němž souvisí s přímým marketingem, až již jde o počáteční nebo další zpracování.

    Právo na přístup k osobním údajům

    Máte právo získat od nás potvrzení, zda Vaše osobní údaje jsou či nejsou zpracovávány. Pokud jsou Vaše osobní údaje zpracovávány, máte další právo k nim získat přístup spolu s následujícími informacemi o:

    - účelech zpracování,
    - dotčených osobních údajů nebo jejich kategoriích,
    - příjemcích nebo kategoriích příjemců, kterým osobní údaje byly nebo budou zpřístupněny,
    - plánované době, po kterou budou osobní údaje uloženy, nebo-není-li ji možné určit, kritériích použitých ke stanovení této doby,
    - existenci práva požadovat od nás opravu nebo výmaz osobních údajů, omezení jejich zpracování, či práva vznést námitku proti tomuto zpracování,
    - právu podat stížnost u dozorového úřadu,
    - veškerých dostupných informacích o zdroji osobních údajů,
    - tom, zda dochází k automatizovanému rozhodování, včetně profilování, o použitém postupu, jakož i významu a předpokládaných důsledcích takového zpracování.

    Poskytneme Vám kopii zpracovávaných osobních údajů. Za druhou a každou další kopii jsme oprávněni účtovat přiměřený poplatek na základě administrativních nákladů.

    Právo na výmaz

    Máte právo na to, abychom bez zbytečného odkladu vymazali osobní údaje, které se Vás týkají, pokud je dán jeden z těchto důvodů:

    - osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány,
    - odvolali jste souhlas, na jehož základě byly údaje zpracovány, a neexistuje žádný další právní důvod pro zpracování,
    - osobní údaje byly zpracovány protiprávně,
    - osobní údaje musí být vymazány ke splnění právní povinnosti,
    - osobní údaje byly shromážděny v souvislosti s nabídkou služeb informační společnosti.

    Právo na výmaz se neuplatní, pokud je dána zákonná výjimka, zejména protože zpracování osobních údajů je nezbytné pro:
    - splnění právní povinnosti, jež vyžaduje zpracování podle práva Evropské unie nebo členského státu, které se na správce vztahuje,
    - pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.

    Právo vznést námitku proti zpracování

    Máte právo kdykoliv vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů, které se týkají Vaší situace v případech zákonného zpracování, pokud je toto zpracování nezbytné pro výkon úkolů vykonávaných ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým jsme pověřeni nebo z důvodů našich oprávněných zájmů nebo třetí strany. Jsme povinni prokázat, že naše závažné oprávněné zájmy převažují nad Vašimi zájmy nebo nad Vašimi základními právy a svobodami.

    Právo podat stížnost

    Ohledně naší činností správce nebo příjemce osobních údajů můžete podat stížnost a to formou, která je uvedena v sekci Žádosti. Ze žádosti musí být zřejmé kdo ji podává a co je jejím předmětem.
    V opačném případě nebo je-li to nutné k vyřízení, Vás vyzveme k doplnění ve stanovené lhůtě. Nebude-li stížnost doplněna, nebude moci být vyřízena. Lhůta na vyřízení stížnosti je 30 kalendářních dnů a začíná plynout prvním pracovním dnem po jejím doručení či doplnění. Stížnosti jsou vyřizovány bez zbytečného odkladu.

    Právo na omezení zpracování

    Máte právo na to, abychom omezili zpracování osobních údajů v kterémkoliv z těchto případů:

    - popíráte přesnost zpracovávaných osobních údajů, zpracování bude omezeno na dobu nezbytně potřebnou k tomu, abychom mohli přesnost osobních údajů ověřit,
    - zpracování je protiprávní a Vy odmítnete výmaz osobních údajů a požádáte místo toho o omezení jejich použití,
    - Vaše osobní údaje již dále nepotřebujeme pro účely zpracování, ale Vy je požadujete pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.

    Pokud bylo zpracování omezeno, mohou být osobní údaje, s výjimkou jejich uložení, zpracovány pouze s Vaším souhlasem, nebo z důvodu určení, výkonu či obhajoby právních nároků nebo z důvodu ochrany práv jiné fyzické nebo právnické osoby nebo z důvodů důležitého veřejného zájmu Evropské unie či některého členského státu.

    Právo na přenositelnost údajů

    Máte právo, abychom Vaše osobní údaje zpracovávané automatizovaně předali na základě Vašeho souhlasu jinému správci ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu. Při výkonu svého práva na přenositelnost údajů máte právo na to, aby osobní údaje byly předány přímo jedním správcem správci druhému, je-li to technicky proveditelné.

    Uplatňování žádostí

    Svá práva plynoucí ze zpracování osobních údajů můžete jako subjekt osobních údajů kdykoliv uplatnit kontaktováním nás jedním z níže definovaných způsobů. Žádosti vyřizujeme písemně v elektronické nebo listinné podobě. Kontaktujete-li nás se žádostí elektronicky, bude žádost vyřízena rovněž elektronicky, nepožádáte-li o jiný způsob vyřízení. Vaše žádosti budou vyřízeny bezplatně. V případech, kdy jsou Vámi podané žádosti zjevně nedůvodné nebo nepřiměřené, zejména protože se opakují jsme oprávnění Vám uložit přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady spojené s poskytnutím požadovaných informací nebo sdělení nebo s učiněním požadovaných úkonů nebo odmítnout žádosti vyhovět.

    Písemně

    Žádost zašlete spolu s úředně ověřeným podpisem na adresu společnosti (viz výše).

    Datovou schránkou

    Žádost zašlete na datovou schránku společnosti, ID pv6dfkt.

    E-mailem

    Žádost zašlete na e-mail dpo (at/zavináč) cngroup.dk. V tomto případě jsme oprávněni vyžádat si Vaši dodatečnou identifikaci.

    Osobně

    Žádost je možno podat osobně u kteréhokoliv pracovníka HR oddělení.

    Kontaktujte pověřenou osobu pro osobní údaje

    V případě dotazu na ochranu osobních údajů či podání žádosti můžete poslat e-mail na dpo (at/zavináč) cngroup.dk nebo zavolat na telefon +420 602 771 327.

    Historie změn dokumentu


    - 22.3.2019: Úprava grafického designu. Aktualizace informací o právním základu a předávání dat mimo EU.
    - 10.8.2018: Přidána verze ve slovenštině.
    - 27.7.2018: Přidána verze v rumunštině.
    - 6.7.2018: Přidání a úprava účelů. Revize dob zpracování.Oddělení informací pro zaměstnance a zájemce o práci.
    - 5.7.2018: Oprava chyb. Právo na odvolání souhlasu odděleno od ostatních. Formální změny. Přidání historie dokumentu.
    - 31.5.2018: První verze.